Pressmeddelandet är hörnstenen i en PR-strategi. Det skulle inte vara möjligt att bedriva någon meningsfull PR-verksamhet utan det.
Ett pressmeddelande är ett standardiserat och allmänt sätt att kommunicera till mediabolag som kan vara intresserade av att publicera det du delar. Även om de ämnen som en journalist kan få ta del av varierar kraftigt, bör inte pressmeddelandeformatet göra det.
Du vill att det du skickar omedelbart ska kännas igen som ett pressmeddelande och som något som en journalist bör vilja bevaka. Vad du inte vill är att förvirra dem genom att skicka en egen version eller något som är svårt att urskilja. Ett pressmeddelande tar några sekunder att läsa igenom, och de som är svåra att läsa kommer att ignoreras.
Sätt dig i en journalists skor, om du fick lika många pressmeddelanden som de, skulle du göra exakt samma sak. Så för att undvika att detta inte händer dig, kan vi titta på standardmallen för pressmeddelanden som du helst bör följa.
Även om det kan råda oenighet om den bästa platsen för din företagslogotyp, finns det ingen oenighet om att den hör hemma på ditt pressmeddelande.
En liten logotyp i färg förstärker ditt varumärke i läsarens sinne och hjälper dem att känna igen dig.
Den ger också en känsla av professionalism, så se till att inkludera den. Företagets kontaktuppgifter och adress bör också finnas högst upp på sidan.
Detta är den första meningen i ditt pressmeddelande och den viktigaste delen för att bli uppmärksammad. Den måste vara uppseendeväckande och "sammanfatta" anledningen till att du skriver ett pressmeddelande. Samtidigt får den inte låta för säljande. Kom ihåg att du inte någonstans i ditt pressmeddelande försöker sälja något. Att använda utropstecken eller ett extra stort typsnitt avskräcker också. Tänk noga igenom hur du gör det både övertygande och rakt på sak. Det måste återspegla den nyhetsvärdiga vinkeln på ditt meddelande som du vill förmedla och fånga människors intresse.
Underrubriken är mer specifik och förklarande. Den ger dig möjlighet att göra en mer slagkraftig inledning på pressmeddelandet och utveckla den faktiska rubriken.
Ta dig tid att noggrant följa upp detta med mer information för att locka läsaren med vad de kan förvänta sig och varför det är värt deras tid. Tänk på de mest intressanta delarna av ditt meddelande och vad som skulle få dig att vilja läsa mer. Vad skulle väcka din nyfikenhet?
Vad skulle imponera mest på dig med din story? Försök att ge minst 1–2 skäl till varför det är viktigt. Gör det också i ett något mindre typsnitt än den faktiska rubriken.
Du börjar huvudsidan i pressmeddelandet med platsen och datumet för tillkännagivandet.
Detta är standard. Detta är i fetstil och följs av ett bindestreck. Texten som följer (brödtexten) kommer dock inte att vara i fetstil.
Det första stycket bör användas för att presentera de viktigaste punkterna i nyheten och svara på vem, vad, var, när, varför och hur i pressmeddelandet.
"Varför" och "hur" kommer vanligtvis sist. Genom att använda 5W och 1H ger du läsaren en ögonblicksbild av artikeln och låter journalisten svara på frågan "hur är detta relevant för min publik?" Det är numera vanligt att inkludera hyperlänkar till företagets webbplats eller någon annan form av interaktivt material. Det är också ett sätt att få trafik till företagets webbplats och uppmuntra journalister att läsa mer om er och hitta den information som behövs för att täcka deras vinkel av er historia.
Utveckla inledningsavsnittet och ge ytterligare bakgrundsinformation.
Gå inte utanför den grundläggande faktan, och undvik att försöka sälja din produkt eller tjänst. Förklara istället betydelsen av nyheten och hur den är värdefull och relevant för dem som kan vara intresserade av att höra om den. Detta utgör grunden för responsen du får.
Den ska fokusera på nyhetsvärdet i din story och ge tillräckligt med detaljer för att en journalist ska kunna utveckla vinkeln ytterligare. Du bör försöka göra det så enkelt som möjligt. Försök att hålla dig till väldigt korta stycken på ungefär två till fyra meningar. Texten här ska skrivas med enkelt radavstånd och i ett normalt teckensnitt utan versaler eller fetstil.
Statistik och citat är viktiga för att styrka dina påståenden.
Var därför så specifik som möjligt, och ju mer relevant citatet är, desto större trovärdighet får du. Till exempel skulle ett pressmeddelande om en ny produktlansering gynnas av att en företagsledare inom det relevanta området talar positivt om din produkt och varför & hur den hjälpte dem. Citat kan hjälpa dig att visa hur viktig och relevant din nyhet är. Inkludera bara ett citat om det stärker och tillför till din berättelse.
Den sista delen av ditt pressmeddelande kallas för "boilerplate".
Den fungerar som ditt företags "om"-avsnitt och innehåller ditt företags bakgrund, eventuella utmärkelser eller något annat som kan vara av intresse.
Försök att inte överskrida 100 ord.
Det måste vara så enkelt som möjligt att kontakta ditt företag för mer information.
Du kan t.ex. säga "eventuella frågor kan ställas till..." eller "för mer information kontakta oss via kontaktuppgifterna nedan". Ett telefonnummer och en e-postadress är också viktigt att ha med.
Det är klokt att inkludera en slutnot längst ner i ditt pressmeddelande.
Detta bekräftar slutet på dokumentet och att de har fått tillgång till allt.
Om ditt pressmeddelande sträcker sig över en sida är det nödvändigt att lägga till kommentaren "mer" längst ner i mitten av sidan. Den sista sidan (oavsett om det är en eller fler sidor) ska avslutas med tre centrerade hashtags, så här: ###.
Det faktum att ett pressmeddelande följer en mall gör det enkelt att skriva en. Ju mer du övar på att skriva pressmeddelanden, desto mer överförbara blir mallarna och desto starkare blir de. Om detta fortfarande är lite skrämmande eller om du inte har tid att skriva pressmeddelanden, finns det ingen anledning till att strunta i det - du kan helt enkelt överlåta det till experterna och kontakta PRLab så hjälper vi dig att komma igång med den här viktiga uppgiften och få dig på rätt väg mot att skapa pressmeddelanden som väcker uppmärksamhet. Lycka till!
