Was ist interne Kommunikation und warum ist sie für Ihr Unternehmen wichtig?

Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es nicht nur wichtig, was Sie nach außen hin kommunizieren, sondern auch, was in und zwischen Ihren Teams vor sich geht. Interne Kommunikation ist ein Begriff, der den Prozess des Sendens und Empfangens von Informationen zwischen den verschiedenen internen Interessengruppen im Unternehmen beschreibt. In diesem Beitrag widmen wir uns der Frage, was interne Kommunikation ist und worin ihre große Bedeutung liegt. Wir gehen auch auf die verschiedenen Arten der internen Kommunikation ein und bieten eine schrittweise Anleitung für die Erstellung Ihrer internen Kommunikationsstrategie.

September 8, 2023

Was ist interne Kommunikation?

Die Mitarbeitenden müssen über das Unternehmen informiert sein, um ihre Aufgaben effizient erfüllen zu können. Interne Kommunikation ist dazu da, diese Zirkulation an Informationen innerhalb des Unternehmens zu gewährleisten. Der regelmäßige Austausch von Informationen zwischen Abteilungen, Referaten und Teammitgliedern ist interne Kommunikation, egal ob von oben nach unten oder von unten nach oben. Auf diese Weise werden die Mitarbeitenden zu den besten Botschaftern des Unternehmens, da sie die Kernbotschaften der Brand verinnerlicht haben. Interne Kommunikation kann auch als Mitarbeiterengagement, Mitarbeiterbeziehungen, internes Marketing, Unternehmenskommunikation oder Mitarbeiterkommunikation bezeichnet werden.

Richtig angewandt, stärkt die interne Kommunikation die Unternehmenskultur sowie die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen.

Verschiedene Arten der internen Kommunikation

Im Jahr 2023 wird die interne Kommunikation von der Zusammensetzung des Teams, der organisatorischen Dynamik, der Technologie und dem Tempo des Wandels bestimmt. Es ist wichtig, das Beste aus dem zu machen, was man hat, und darauf zu achten, welche Methoden für die verschiedenen Arten der Kommunikation geeignet sind. Wichtig ist auch, dass Sie darüber nachdenken, welche Ansätze in Ihre übergeordnete Unternehmensstrategie integrierbar sind. Unternehmen können verschiedene Methoden der internen Kommunikation nutzen, um ihre Mitarbeitenden zu informieren. Einige dieser Methoden sind:

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Top-down

Wenn sie interne Kommunikation hören, denken viele Menschen zuerst an Top-Down-Kommunikation. Die Kommunikation von der obersten Führungsebene zum Rest der Organisation ist für die Weitergabe wichtiger Unternehmensnachrichten von entscheidender Bedeutung. Die interne Top-Down-Kommunikation gibt die Ziele und die Unternehmensstrategie sowie die Arbeitsorganisation vor, die darüber entscheidet, wie die Gesamtziele erreicht werden.

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Wandel

Phasen des Wandels können in einem Unternehmen zu enormen Umwälzungen führen, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden. Eine wirksame interne Kommunikation, die informiert, aufklärt und die Begeisterung für den Wandel fördert, ist Teil der erfolgreichen Bewältigung jeder Veränderung. Sie müssen Ihre Mitarbeitenden für die nächste Phase der Unternehmensentwicklung gewinnen. Und das erreichen Sie durch interne Change-Kommunikation. Diese erlaubt es Unternehmen, komplizierte Veränderungen mit Hilfe einer klaren, verständlichen Sprache und ansprechender Visualisierung für die Mitarbeitenden aufzuschlüsseln.

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Krisenkommunikation

Interne Krisenkommunikation ist für Unternehmen in schwierigen Zeiten von entscheidender Bedeutung. Sie hat zwei Vorteile. Erstens können die Mitarbeitenden über die Situation, die erforderlichen Maßnahmen und den Umgang mit Kunden informiert werden. Zweitens hilft sie, die Verbreitung von Fehlinformationen und Gerüchten zu verhindern. Eine genaue und transparente interne Kommunikation trägt dazu bei, Krisen schneller und erfolgreicher zu überwinden.

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Kampagnen zur Steigerung der Mitarbeiterbindung

Jede Aktivität, die darauf abzielt, das Engagement der Mitarbeitenden zu verbessern, wie z. B. Feedback-Umfragen, Teambuilding-Aktivitäten oder die Einladung von externen Experten zu einem bestimmten Thema, kann als interne Kommunikationskampagne betrachtet werden. Sie zielen allgemein darauf ab, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und damit ihre Bindung an das Unternehmen zu verbessern.

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Bottom-up-Feedback

Bottom-up-Kommunikation beschreibt den Aufwärtsfluss von Informationen von den Mitarbeitenden zum Management. Diese Art der Kommunikation wird genutzt, um Vorschläge zur Verbesserung der Managementsysteme und der Erfahrungen der Mitarbeitenden zu sammeln. Dies wird manchmal als Mitarbeiterzufriedenheit oder ESat bezeichnet. Der Mitarbeiterzufriedenheitsindex (ESat) misst die Zufriedenheit der Mitarbeitenden bei der Arbeit. Zu den Faktoren, die mit dieser Kennzahl erfasst werden, gehören: Zufriedenheit mit den täglichen Aufgaben, Ausrichtung, Zielstrebigkeit, die Möglichkeit der beruflichen Weiterentwicklung, Sozialleistungen sowie Gehaltsvorstellungen. Zu den Vorteilen der Ausrichtung auf die Unternehmensziele gehören die Erhöhung der Mitarbeiterbindung und die Verbesserung der allgemeinen Effizienz.

6

Interne Kommunikation ist Unternehmenskultur

Diese Form der internen Kommunikation stärkt die Kultur innerhalb einer Organisation. Eine starke Unternehmenskultur ist für ein erfolgreiches Unternehmen unerlässlich. Die Kultur eines Unternehmens wird durch seine Werte, Kommunikationsstile, Unternehmensstruktur, Überzeugungen und die geförderten Verhaltensweisen bestimmt. Die Kultur setzt den Rahmen dafür, wie Menschen arbeiten, sich fühlen und mit ihrer Umgebung interagieren. Dies alles wirkt sich auf ihre Motivation aus. Interne Kommunikation und Unternehmenskultur reproduzieren sich gegenseitig.

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Peer-to-Peer-Kommunikation

In vielen Unternehmen findet die Kommunikation von oben nach unten statt. Dies kann dazu führen, dass sich die Mitarbeitenden nur wenig engagieren und ein Gefühl von "wir gegen die" entsteht. Peer-Kommunikation ist eine Kommunikation, die zwischen Kollegen auf jeder Ebene stattfindet. Wir schaffen einen stärkeren Arbeitsplatz, wenn wir zusammenarbeiten und unseren Kollegen helfen. Eine zwanglose Kommunikation bereichert Arbeitserfahrung und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

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Teamkommunikation

Wenn sich Kollegen innerhalb bestimmter Abteilungen unterhalten, sei es über Projekte, das Privatleben oder die Übermittlung von Anweisungen des Managementteams, kann dies alles als Teamkommunikation bezeichnet werden. Es handelt sich um die Kommunikation zwischen Kollegen, die gemeinsam auf ein Ziel hinarbeiten.

Warum ist die Mitarbeiterkommunikation in Unternehmen so wichtig?

Eine gelungene interne Kommunikation bringt viele Vorteile mit sich, darunter ein stärkerer Teamzusammenhalt sowie eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit. Je besser die Kommunikation ist, desto stärker sind die Mitarbeitenden auf die Ziele des Unternehmens ausgerichtet. Dies schlägt sich auch in einer höheren Kundenzufriedenheit nieder. Unternehmen können eine Kultur der Wertschätzung und der Eigenverantwortung schaffen, indem sie eine offene Kommunikation mit den Mitarbeitenden pflegen. Hier sind weitere Vorteile der internen Kommunikation:

Effizienz

Damit ein Unternehmen effektiv arbeiten kann, müssen alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sein. Mitarbeiterkommunikation rationalisiert die gesamte Unternehmenskommunikation, verringert die Gefahr von Missverständnissen und gewährleistet einen stetigen Fluss wichtiger und notwendiger Informationen zur richtigen Zeit und über die richtigen Kanäle. Sie erhöht die Produktivität.

Abgestimmte interne und externe Kommunikation

Ein Ziel der internen Kommunikation ist es, sicherzustellen, dass das, was innerhalb einer Organisation gesagt wird, mit dem übereinstimmt, was nach außen kommuniziert wird. Dies trägt dazu bei, eine starke und konsistente Markenbotschaft zu senden.

Wenn die internen und externen Botschaften übereinstimmen, verbessert dies die Reputation des Unternehmens und stärkt die gewünschte Wahrnehmung bei den Interessengruppen. Die Abstimmung der internen und externen Kommunikation ist für eine kohärente Markenidentität und eine klare unternehmensweite Botschaft unerlässlich.

Horizontale Kommunikation

Eine wirksame interne Kommunikation fördert die horizontale Kommunikation. Von horizontaler Kommunikation spricht man, wenn Menschen aus verschiedenen Abteilungen auf derselben Ebene miteinander kommunizieren. Die wichtigsten Vorteile sind eine bessere Sichtbarkeit zwischen den Teams, ein besseres Verständnis der Aufgaben der verschiedenen Gruppen innerhalb der Organisation und ein Gefühl der Zusammengehörigkeit, das die Ziele der Organisation stärkt. Außerdem können dadurch Konflikte und Konkurrenz zwischen den Abteilungen verringert werden. Eine Win-Win-Situation.

Feedback

Interne Kommunikation lebt vom Feedback der Mitarbeitenden. Um ein offenes Arbeitsumfeld zu schaffen, ist es unerlässlich, Feedback einzuholen. Ein ehrliches Feedback verbessert das Unternehmen langfristig und gibt den Mitarbeitenden das Gefühl, gehört und geschätzt zu werden. Die Schaffung einer Kultur des offenen Dialogs ist von unschätzbarem Wert für die Verbesserung der Zusammenarbeit und der Produktivität.

Verbessertes Krisenmanagement

Interne Kommunikation ist während einer Krise unerlässlich und ist dann erfolgreich, wenn sie anhand einer klaren Strategie erfolgt. Während einer Krise schafft gut durchdachte interne Kommunikation nicht nur Vertrauen und verringert die Unsicherheit, sondern hält die Mitarbeitenden auf dem Laufenden und versorgt alle Beteiligten rechtzeitig mit den notwendigen Informationen. Interne Kommunikation in einer Krise schafft ein Gefühl der Geschlossenheit auf Grundlage dessen Ihr Krisenmanagementplan umgesetzt werden kann.

Engagierte Mitarbeitende

Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden wird durch eine effektive interne Kommunikation erheblich beeinflusst. Wenn die Mitarbeitenden an die Vision und Mission des Unternehmens glauben und sich damit identifizieren können, engagieren sie sich stärker und bleiben länger im Unternehmen. Auf diese Weise sind sie viel eher bereit, als Markenbotschafter für Sie zu fungieren und Ihre Vision mit externen Stakeholdern und anderen potenziellen Mitarbeitenden zu teilen. Unterschätzen Sie dies nicht.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie

Die Art und Weise, wie wir arbeiten, hat sich im Zuge der Coron-Pandemie radikal verändert. Die Arbeitsumgebungen, die wir einst für selbstverständlich hielten, haben sich dauerhaft verändert. Noch nie war interne Kommunikation so wichtig wie heute. Aber was sollte eine Strategie beinhalten? Und wie erstellt man eine solche? Dieser Leitfaden soll Ihnen bei der Umsetzung dieses Plans helfen und Sie durch die Schritte führen, die Sie zur Entwicklung einer IK-Strategie unternehmen müssen.

Infografik > Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Entwicklung einer effektiven internen Kommunikationsstrategie
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Status quo ermitteln

Sie können Ihr Ziel nicht erreichen, ohne Ihre Ausgangssituation in den Blick zu nehmen. Die Analyse Ihrer aktuellen Situation ist von entscheidender Bedeutung, um Ihre Kommunikationsstärken und die verbesserungsbedürftigen Bereiche zu verstehen. Zu berücksichtigen sind beispielsweise Ihre Kommunikationskanäle - E-Mails, das Intranet oder Meetings. Bewerten Sie die von Ihnen verwendeten Instrumente und deren Wirksamkeit bei der Weitergabe von Informationen.

Denken Sie über die Organisationskultur nach. Fördern Sie einen offenen Dialog und den Austausch von Ideen? Untersuchen Sie, wie Teams und Einzelpersonen kommunizieren und ob etwas verbessert werden könnte. Welche Hindernisse gibt es derzeit? Fragen Sie sich auch, wie die Unternehmensleitung wichtige Botschaften vermittelt. Anhand dieser Punkte können Sie Ihre IK-Praktiken erkennen und feststellen, wo Nachholbedarf besteht.

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Zielgruppen definieren

Für die Entwicklung eines Plans ist es wichtig, die Zielgruppe zu segmentieren, um sicherzustellen, dass die Kommunikation zielgerichtet ist. Verschiedene Gruppen benötigen unterschiedliche Kommunikationsstile, und Teams haben unterschiedliche Ziele, Dynamiken und Arbeitsmethoden. Unterschiedliche Qualifikationen erfordern unterschiedliche Informationen. Bei international tätigen Teams sind möglicherweise sprachliche oder kulturelle Aspekte bei der internen Kommunikation zu beachten. Sobald Sie die Personen segmentiert haben, können Sie Ihre Botschaften entsprechend zuschneiden.

3

Kalender für interne Kommunikation erstellen

Machen Sie die interne Kommunikation nicht zu einer Last-Minute-Sache, die nur für Notfälle gedacht ist. Planen Sie im Voraus, um besser entscheiden zu können, wann Sie was kommunizieren. Die Erstellung eines Kalenders ist von unschätzbarem Wert für die Organisation Ihrer Kommunikationsaktivitäten. Er dient als Entwurf für die Weitergabe konsistenter und relevanter Informationen. Je konsequenter und rechtzeitiger Sie kommunizieren, desto mehr Menschen können Sie mit Ihren Worten erreichen. Erstellen Sie Mini-Kampagnen, um bessere Ergebnisse und ein höheres Engagement zu erzielen. Achten Sie darauf, dass Sie Details wie Häufigkeit und Situationen, in denen IK erforderlich ist, einbeziehen und die Kanäle angeben, die Sie für die Übermittlung Ihrer Botschaften nutzen werden.

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Kernbotschaften festlegen

Skizzieren Sie die Kernbotschaften, die Sie vermitteln möchten. Halten Sie diese klar und einfach, damit die Zielgruppen sie verstehen. Die Kernbotschaften sollten die Ziele und Werte Ihrer Organisation widerspiegeln. Heben Sie die Art der Kultur hervor, die Sie fördern wollen, und nennen Sie aktuelle Prioritäten und Schwerpunktbereiche. Schlüsselbotschaften sollten auch Ihre Markenidentität, Ihr Engagement für die Kunden und die Unterschiede zu Ihren Mitbewerbern unterstreichen. Weitere Punkte könnten KPIs oder Hinweise auf nützliche Informationen in Bereichen wie Gesundheit und Sicherheit sein. Sie sollten diese Botschaften regelmäßig überprüfen.

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Kanäle auswählen

Sobald Sie Ihre Kernbotschaften umrissen und Ihre Zielgruppensegmente identifiziert haben, ist der nächste Schritt die Festlegung der Kommunikationskanäle. Um den richtigen Kanal zu wählen, muss man wissen, wie man seine Zielgruppe am besten erreicht. So lassen sich z. B. Nachrichten über Umstrukturierungen oder Arbeitsplatzverluste am besten über eine Besprechung oder Präsentation weitergeben, während Nachrichten über eine Wohltätigkeitsveranstaltung am besten per E-Mail verbreitet werden. Variieren Sie den Kanal. Wenn Sie sich immer auf denselben Kanal verlassen, kann dies zu einer apathischen Reaktion Ihres Publikums führen.

Indem Sie Ihre Taktik und Ihre Kommunikationskanäle sorgfältig festlegen, können Sie die Übermittlung Ihrer Botschaften optimieren und das Engagement der Zielgruppe erhöhen. Interne Kommunikationsplattformen können den Informationsfluss optimieren und alle Beteiligten miteinander in Verbindung bringen, indem sie den Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, zu antworten und Fragen zu stellen. Auch das Timing ist entscheidend. Sie sollten wichtige Mitteilungen während der Arbeitszeit übermitteln und vermeiden, zu viele Informationen gleichzeitig zu geben. Überfordern Sie Ihre Kollegen nicht.

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Verständnis und Respekt

Machen Sie dies zu einer Priorität. Hören Sie anderen bei Sitzungen und Diskussionen zu. Wenn Menschen das Gefühl haben, gehört zu werden, sind sie eher bereit, mitzuarbeiten. Seien Sie sich auch der kulturellen Unterschiede zwischen Kollegen und der potenziellen sprachlichen Feinheiten bewusst. Eine integrative Sprache fördert das Gefühl der Zugehörigkeit für alle Mitarbeitenden. Streben Sie nach Möglichkeit eine gemeinsame Entscheidungsfindung bei Themen an, die die Kollegen direkt betreffen. Dies schafft Vertrauen und zeugt von Respekt für die Ansichten anderer.

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Ehrlich sein!

Sie sollten in Ihrer Kommunikation transparent und offen sein. In einem ehrlichen Unternehmen fühlen sich Mitarbeitende darin bestärkt, ihre Ideen und Bedenken zu teilen. Dies fördert eine Arbeitskultur, in der sich niemand scheut, Probleme offen anzusprechen. Kommunizieren Sie gute und schlechte Nachrichten offen, auch wenn das bedeutet, dass Sie schwierige Gespräche führen müssen. Das schafft Vertrauen und zeigt, dass alle gleichberechtigt sind und an einem Strang ziehen. Schaffen Sie eine Kultur, in der die Mitarbeitenden Feedback geben. Begrüßen Sie dieses, auch wenn es nicht immer positiv ausfällt. Ermutigen Sie zu Feedback und Fragen und gehen Sie auf die Bedenken und Vorschläge der Mitarbeitenden ein.

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Ergebnisse tracken

Wenn man in einem Unternehmen ein Problem lösen oder Verbesserungen vornehmen will, muss man Fortschritte messbar machen. Interne Kommunikation soll die Mitarbeitenden dazu bringen, sich auf eine bestimmte Art und Weise zu verhalten und zu handeln. Die Messung sollte sich daher auf die Unterschiede nach der Umsetzung konzentrieren. Anhand von vordefinierten Leistungsindikatoren können Sie beurteilen, welche Kanäle gut funktionieren und welche optimiert werden müssen. Dies führt zu einer besseren Kommunikation und Entscheidungsfindung. Sie können Ihren Kommunikationsstil anpassen, um Ihre Mitarbeitenden besser zu erreichen, indem Sie deren Vorlieben kennenlernen, Ihre Kommunikationsressourcen verwalten und besser planen. Indem Sie die Ergebnisse messen, fördern Sie die Verantwortlichkeit für Veränderungen.

Interne Kommunikation im Jahr 2023

Da sich die interne Kommunikation aufgrund von technologischen Neuerungen, ortsunabhängigem Arbeiten und neuen Bedürfnissen der Mitarbeitenden verändert, wird ihre Bedeutung als Teil der Gesamtstrategie eines Unternehmens zunehmen. Mehrere Trends werden die interne Kommunikation im Jahr 2023 bestimmen.

Von kollaborativen Plattformen, Automatisierung und künstlicher Intelligenz bis hin zu verstärktem abteilungsübergreifendem Arbeiten und einem stärkeren Fokus auf das Wohlbefinden werden diese Trends den Arbeitsplatz bis 2023 und darüber hinaus bestimmen.

Es ist von entscheidender Bedeutung, bei den Trends der internen Kommunikation auf dem Laufenden zu bleiben, wenn sich die Arbeitswelt weiterentwickelt. Denken Sie daran, dass eine effektive interne Kommunikation ein fortlaufender Prozess ist, der eine ständige Bewertung und Verfeinerung erfordert. Achten Sie also darauf, die Ergebnisse zu messen, Veränderungen zu überwachen und offen und aufnahmebereit für Veränderungen zu sein.

Fazit

Hoffentlich haben Sie inzwischen eine klare Vorstellung davon, was interne Kommunikation bedeutet. Die Entwicklung und Umsetzung einer wirksamen internen Kommunikationsstrategie ist heutezutage unerlässlich. In diesem Artikel haben wir erörtert, warum sie so wichtig ist und welche Rolle sie in Ihrem Unternehmen spielt, und wir haben eine schrittweise Anleitung für die Entwicklung einer internen Kommunikationsstrategie erstellt.

Wenn Sie die interne Kommunikation strategisch angehen, können Sie Lücken innerhalb Ihrer Organisation schließen, eine positive Unternehmenskultur pflegen und Ihre Mitarbeitenden dazu befähigen, ihr Potenzial auszuschöpfen. Nie war es für ein Unternehmen notwendiger als heute, eine Agentur für interne Kommunikation Agentur für interne Kommunikation zu beauftragen, die sie auf ihrem Weg unterstützt.

September 8, 2023
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Matias Rodsevich
CEO von PRLab

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