Det är inte bara vad du kommunicerar till omvärlden som är viktigt för ditt företags framgång. Kommunikation mellan teamen internt är minst lika viktigt. Internkommunikation är en fras som används för att beskriva processen att skicka ut och ta emot information mellan de olika interna intressenterna i organisationen. Den här artikeln är användbar för företag i alla faser och storlekar. Vi kommer att gå igenom vad internkommunikation är och varför det är så viktigt. Vi tar också upp de olika typerna av internkommunikation och ger en steg-för-steg-guide för hur du skapar din strategi för internkommunikation.
För att förstå innebörden av internkommunikation, kan det vara till hjälp att tänka på det så här: Anställda behöver få information om företaget för att kunna utföra sitt arbete effektivt. Internkommunikation är till för att ge information om en organisation. Att regelbundet dela information mellan avdelningar, enheter och teammedlemmar är internkommunikation, oavsett om det är top-down eller bottom-up. Syftet är att förse alla med rätt information och budskap för att kunna kommunicera externt. Internkommunikation kan också beskrivas som medarbetarengagemang, medarbetarrelationer, intern marknadsföring, företagskommunikation och personalkommunikation.
När den är rätt utförd, stärker intern kommunikation företagskulturen och engagerar medarbetarna.
Här kommer en mer djupgående definition av internkommunikation från Wikipedia:
“Internkommunikation är den funktion som ansvarar för effektiv kommunikation mellan deltagarna inom en organisation. Funktionens omfattning varierar beroende på organisation och utövare, från att producera och leverera budskap och kampanjer på uppdrag av ledningen, till att underlätta tvåvägsdialog och utveckla kommunikationsförmågan hos organisationens deltagare.”
Låt oss nu gå igenom olika sätt att göra detta på. År 2023 styrs den interna kommunikationen av teamsammansättning, organisationsdynamik, teknik och förändringstakt. Det är viktigt att använda det man har på bästa sätt och vara uppmärksam på vilka metoder som fungerar för olika typer av kommunikation. Det är också viktigt att tänka på hur de passar in i organisationens bredare strategi. Företag kan använda olika metoder för internkommunikation för att hålla medarbetarna informerade. Några av dessa är:
När man hör ordet internkommunikation tänker många först på kommunikation uppifrån och ned. Kommunikation från högsta ledningen till resten av organisationen är avgörande för att dela viktiga företagsnyheter och uppdateringar. Toppstyrd internkommunikation förmedlar mål och affärsstrategi samt hur arbetet organiseras, vilket avgör hur de övergripande målen uppfylls.
Perioder präglade av förändring kan orsaka omvälvningar inom en organisation om de inte hanteras på rätt sätt. Effektiv internkommunikation som informerar, upplyser och skapar entusiasm för förändring är en del av att framgångsrikt hantera alla omvandlingar. Du vill att dina medarbetare ska vara med på nästa steg i företagets utveckling, och för det krävs intern förändringskommunikation. Organisationer kan sedan dela upp komplicerade förändringar med hjälp av tydligt, relaterbart språk och tilltalande bilder.
Intern kriskommunikation är avgörande för organisationer i tuffa tider. Fördelarna är tvåfaldiga. För det första informerar kriskommunikationen medarbetarna om situationen, vilka åtgärder de måste vidta och hur de ska hantera kunder. För det andra bidrar den till att förhindra spridning av felaktig information och rykten. Korrekt och transparent internkommunikation kan bidra till att bekämpa detta.
Precis som ovan handlar krishanteringskommunikation om att planera för när saker och ting går fel. Det handlar om att ha en strategi och processer för olika scenarier för att hantera företaget och dess personal under en potentiellt skadlig period. En del av detta omfattar också hur man ompositionerar företaget efter att krisen har passerat för att säkerställa att det inte händer igen och förutse framtida utmanande händelser.
Alla aktiviteter som syftar till att förbättra medarbetarnas engagemang, t.ex. feedbackundersökningar, friskvårdsaktiviteter eller inbjudan av externa talare om ett specifikt ämne, kan betraktas som en intern kommunikationskampanj. Dessa syftar till att skapa intresse för ett visst område, förbättra hälsan eller förbättra relationerna mellan arbetsgivare och anställda.
Bottom-up eller tvåvägskommunikation beskriver det uppåtgående informationsflödet från medarbetare till ledning. Denna typ av kommunikation används för att samla in förslag till förbättringar av ledningssystem och medarbetarupplevelsen. Detta kallas ibland för medarbetarnöjdhet eller ESat. Nöjd medarbetarindex (ESat) mäter hur nöjda medarbetarna är med sitt arbete. Faktorer som mäts i detta mått inkluderar: tillfredsställelse med dagliga arbetsuppgifter, anpassning, målmedvetenhet, möjlighet till professionell utveckling, en attityd till längden och mönstret på skift, förmåner och löneåsikter. Att öka personalomsättningen och förbättra effektiviteten är en av fördelarna med att anpassa sig till företagets mål.
Denna form av internkommunikation stärker kulturen inom en organisation. Starka företagskulturer är avgörande för en välmående organisation. En organisations kultur bestäms av dess värderingar, kommunikationsstilar, företagsstruktur, övertygelser och de beteenden som uppmuntras. Kulturen avgör hur människor arbetar, känner och interagerar med sin omgivning. Allt detta påverkar deras motivation. Kulturell kommunikation kan skapa en känsla av tillhörighet och en känsla av delade värderingar.
I många organisationer sker kommunikationen uppifrån och ner. Det kan leda till dåligt medarbetarengagemang och en känsla av vi mot dem. Kommunikation mellan kollegor är kommunikation som sker mellan kollegor på alla nivåer. Vi skapar en starkare arbetsplats när vi samarbetar och hjälper våra kollegor. Genom avslappnad kollegial kommunikation kan medlemmar hitta kollegor med gemensamma intressen, vilket berikar deras arbetslivserfarenhet och gör dem till mer tillfredsställda medarbetare.
När kollegor inom specifika avdelningar chattar, oavsett om det handlar om projekt, privatliv eller att förmedla instruktioner från ledningsgruppen, kan allt detta beskrivas som teamkommunikation. Det är kommunikation mellan människor som arbetar tillsammans för att uppnå samma slutmål. Linjechefer vidarebefordrar regelbundet information som de får från ledningen. Det kan röra sig om allmänna uppdateringar, nya processer för att göra saker eller annan information som de behöver känna till dagligen. Goda nyheter kan också förmedlas här.
Idag ser team väldigt olika ut, och ofta är den interna kommunikationen beroende av vilken "grupp" man tillhör. Det är därför möten i person kan vara ett kraftfullt verktyg för att skapa en mer personlig kontakt. Det ger människor möjlighet att bygga upp en genuin relation och tillit till varandra och möjliggör omedelbar feedback.
Intern marknadsföring ger många fördelar, bland annat bättre arbetsrelationer, nöjdare medarbetare och bättre resultat för företaget. Ju starkare kommunikationen är, desto mer anpassar sig medarbetarna till organisationens mål. Detta leder också till nöjdare kunder. Företag kan skapa en kultur av värde och egenmakt genom att vårda en öppen kommunikation med medarbetarna. Här är ytterligare fördelar med intern kommunikation:
Alla måste vara på samma sida för att en organisation ska vara effektiv. Personalkommunikation effektiviserar all företagskommunikation, minskar risken för missförstånd och säkerställer ett stadigt flöde av viktig och nödvändig information vid rätt tidpunkt och genom rätt kanaler. Det ökar produktiviteten.
Ett mål med intern kommunikation är att säkerställa att det som sägs inom organisationen stämmer överens med det som sägs utanför. Detta bidrar till upprätthållande av ett starkt och konsekvent varumärkesbudskap.
Denna förståelse gör det möjligt för anställda att förmedla samma budskap när de interagerar med externa intressenter. När de interna och externa budskapen är samstämmiga förbättras företagets rykte och den önskade uppfattningen bland intressenterna förstärks. Att anpassa den interna och externa kommunikationen är avgörande för en sammanhängande varumärkesidentitet och ett tydligt budskap för hela företaget.
Effektiv internkommunikation uppmuntrar till horisontell kommunikation. Horisontell kommunikation är när personer på flera avdelningar på samma nivå kommunicerar med varandra. De främsta fördelarna med detta är ökad synlighet bland teamen, en bättre förståelse för vad olika grupper gör inom organisationen och en känsla av samhörighet som stärker organisationens mål. Det kan också minska konflikter och konkurrens mellan olika avdelningar. En win-win-situation.
Intern kommunikation är ett perfekt tillfälle att få feedback från medarbetarna. För att skapa en öppen arbetsmiljö är det viktigt att samla in feedback. Att få ärlig feedback förbättrar verksamheten på lång sikt och gör att de som arbetar för dig känner sig hörda och uppskattade. Att skapa en kultur med öppen dialog är ovärderligt för att förbättra samarbete och produktivitet, och en intern feedbackloop är rätt sätt att börja på.
Intern kommunikation är avgörande under en kris, och att implementera en strategi är nyckeln till att skydda ryktet. Förutom att bygga förtroende och minska osäkerheten håller strategin medarbetarna informerade och ger korrekt och aktuell information till alla intressenter. Intern kommunikation i en krissituation skapar en känsla av samhörighet, vilket gör det möjligt att genomföra en krishanteringsplan. Fördelen med detta är att ert rykte och era vinster skyddas, eftersom intressenternas förtroende kvarstår.
Effektiv internkommunikation har stor betydelse för hur nöjda medarbetarna är. När människor tror på och känner sig delaktiga i företagets vision och uppdrag blir de mer engagerade och stannar kvar på företaget längre. När människor är engagerade är de mer produktiva, vilket visar sig i deras arbete. Det är också mer sannolikt att de agerar som ambassadörer för ert varumärke och delar med sig av er vision till externa parter och andra potentiella medarbetare. Engagerade medarbetare är inte att underskatta.
Sättet vi arbetar på har förändrats sedan Covid. Arbetsstyrkor är utspridda på olika platser, och detta kommer inte att förändras inom den närmaste tiden. De arbetsmiljöer som vi en gång tog för givet har förändrats, troligtvis permanent. Aldrig tidigare har det funnits ett så stort behov av förplanerad och snabb internkommunikation. Men vad bör en strategi innehålla? Och hur går man tillväga för att skapa en? Den här guiden är till för att hjälpa dig att sätta planen i verket och vägleda dig genom de steg du behöver ta för att utveckla en IC-strategi.
Du kan inte nå ditt mål om du inte vet var du befinner dig, och att analysera din nuvarande situation är avgörande för att förstå dina kommunikationsstyrkor och de områden som behöver förbättras. Några saker att tänka på kan vara era kommunikationskanaler - e-post, intranätet eller möten. Utvärdera de verktyg ni använder och hur effektiva de är för att dela information.
Tänk på organisationskulturen. Uppmuntrar ni öppen dialog och utbyte av idéer? Titta på hur team och individer kommunicerar och om något kan förbättras. Vilka hinder finns för närvarande? Något att också titta på är hur ledningen kommunicerar viktiga budskap. Du kan se dina IC-rutiner och var du ligger genom att titta på dessa.
För att utveckla en plan är det viktigt att segmentera din målgrupp för att säkerställa att kommunikationen är riktad på rätt sätt. Olika grupper kan behöva olika kommunikationsstilar och team har olika mål, dynamik och arbetsmetoder. Olika kompetenser behöver olika information. För team som är baserade internationellt kan det finnas språkliga eller kulturella aspekter att ta hänsyn till i den interna kommunikationen. När du har segmenterat människor kan du skräddarsy dina budskap därefter.
Gör inte internkommunikation till en sista-minuten-grej som bara är till för nödsituationer. Planera i förväg för att fatta bättre beslut om när och vad du kommunicerar. Att skapa en kalender är ovärderligt för att organisera dina kommunikationsaktiviteter. Den fungerar som en plan för att dela konsekvent och relevant information. Om den är mer konsekvent och aktuell kan du få med dig fler människor. Skapa minikampanjer för att få bättre resultat och högre engagemang. Se till att inkludera detaljer som frekvens och situationer som kräver IC och identifiera de kanaler du kommer att använda för att leverera dina budkap.
Beskriv de huvudbudskap du vill förmedla. Håll dessa konkreta och enkla så att människor förstår dem. Huvudbudskapen bör återspegla organisationens mål och värderingar. Lyft fram den typ av kultur som ni vill främja och identifiera aktuella prioriteringar och fokusområden. Huvudbudskapen bör också förstärka er varumärkesidentitet, ert engagemang för kunderna och hur ni skiljer er från era konkurrenter. Andra saker att inkludera kan vara KPI:er, var man kan hitta användbar information och eventuell hälso- och säkerhetsinformation. Du bör regelbundet se över dessa budskap.
När du har beskrivit dina kärnbudskap och identifierat dina målgruppssegment är nästa steg att bestämma kommunikationskanalerna. Att känna till det bästa sättet att nå din målgrupp är nyckeln till att välja rätt kanal. Till exempel kan budskap om omstruktureringar eller uppsägningar bäst spridas via ett möte eller en presentation, eller nyheter om ett välgörenhetsevenemang via e-post. Överväg att variera kanalen. Att förlita sig på samma kanal kan skapa ett apatiskt gensvar från din publik.
Genom att noggrant specificera din taktik och dina kommunikationskanaler kan du optimera leveransen av dina budskap och öka engagemanget hos mottagarna. Interna kommunikationsplattformar kan effektivisera informationsflödet och hålla alla uppdaterade genom att ge medarbetarna möjlighet att svara och ställa frågor. Tidpunkten är också avgörande. Du bör leverera viktiga meddelanden under arbetstid och undvika att ge för mycket information samtidigt.
Gör detta till en prioritet. Det bästa sättet att skapa förståelse och respekt är att vara medveten och uppmärksam på andra individer och team. Lyssna på andra under möten och diskussioner. När människor känner sig hörda är det mer sannolikt att de samarbetar. Var också medveten om de kulturella skillnaderna mellan kollegor och språkkänslighet. Undvik att använda ett språk som kan framstå eller upplevas exkluderande. Ett inkluderande språk främjar en känsla av tillhörighet hos alla medarbetare. Om möjligt bör du försöka få till ett gemensamt beslutsfattande i frågor som påverkar människor direkt. Detta bygger förtroende och visar respekt för andras åsikter.
Du bör vara transparent och öppen i din kommunikation så att människor känner att de kan dela med sig av idéer och problem. Detta främjar en öppen arbetskultur där problem kan tas itu med direkt. Dela med dig av både goda och dåliga nyheter, även om det innebär att du måste ta de svåra samtalen. Detta bygger förtroende och visar att alla är jämlika och på samma sida. Etablera en kultur där människor ger feedback. Uppmuntra feedback och frågor, och var lyhörd för medarbetarnas oro och förslag.
Om du försöker lösa ett problem inom ett företag eller göra förbättringar, vill och behöver du mäta resultaten på något sätt. Intern kommunikation är utformad för att få medarbetare att agera och bete sig på ett visst sätt. Mätningen bör därför fokusera på skillnaderna efter genomförandet. Genom att använda fördefinierade nyckeltal (KPI:er) kan man bedöma vilka kanaler som fungerar bra och vilka som behöver justeras. Detta leder till bättre IC och beslutsfattande. Du kan anpassa din kommunikationsstil för att nå medarbetarna mer effektivt genom att lära dig deras preferenser, hantera dina kommunikationsresurser och planera bättre. Genom att mäta resultaten skapar du ansvarstagande för förändring.
I takt med att internkommunikationen förändras på grund av teknik, utspridda team och hemarbete kommer vi att se en ökning av dess betydelse. Flera trender kommer att styra internkommunikationen 2023.
Från samarbetsplattformar, automatisering och AI till analys, ökat samarbete mellan avdelningar och ett starkare fokus på välbefinnande - allt detta kommer att påverka arbetsplatsen under 2023 och framåt.
Att hålla sig uppdaterad om trender inom internkommunikation i takt med att arbetsplatsen utvecklas är avgörande. Kom ihåg att effektiv internkommunikation är en pågående process som kräver ständig utvärdering och förfining, så se till att mäta resultat, övervaka förändringar och vara öppen och mottaglig för förändringar.
Förhoppningsvis har du vid det här laget en klar uppfattning om vad internkommunikation innebär. Att utveckla och implementera en effektiv intern kommunikationsstrategi är avgörande idag. I den här artikeln har vi diskuterat varför det är så viktigt och dess roll i din organisation samt gett en steg-för-steg-guide till hur du skapar en internkommunikationsstrategi.
Internkommunikation ses allt oftare som en anledning till en mer engagerad och produktiv personalstyrka, eftersom företag i allt högre grad vill införa en IC-kampanj.
Genom att arbeta strategiskt med internkommunikation kan du överbrygga klyftor inom organisationen, bygga en positiv arbetsplatskultur och ge dina medarbetare möjlighet att nå sin fulla potential. Det har aldrig varit viktigare för ett företag att anlita en internkommunikationsbyrå för att hjälpa dem på vägen.
