Hur skriver man ett pressmeddelande? Med mallar

Värdiga nyheter att dela kan vara ett nytt partnerskap, en framgångsrik finansieringsrunda eller en ny företagslogotyp. Företag använder ofta ett pressmeddelande för att tillkännage en omprofilering. Det kan vara mer taktfullt än att plötsligt lansera ett nytt varumärke om du inte redan har gjort en avsiktsförklaring. I pressmeddelandet anges vad som ska förändras, anledningen till förändringen och viktiga datum. Idealiskt är att inkludera citat från ledningen och relevanta intressenter.

Här anger du vem, vad, var, när, varför och hur. Du kan också ange vilka medier som får ta del av evenemanget, varför det hålls och hur man går tillväga för att delta. Inträdesavgiften (i förekommande fall) anges, liksom vart genererade intäkter kommer att gå.

När saker och ting inte går som smort och ditt varumärke riskerar att skadas ger ett pressmeddelande dig chansen att bemöta en negativ nyhet eller händelse med ditt konto. Du måste först erkänna krisen, förklara att du kommer att undersöka den och sedan vad som kommer att hända framöver för att åtgärda den.

Att anställa en chef är en viktig nyhet att offentliggöra. Chefer fungerar som företagets ansikte utåt. Ett pressmeddelande ger möjlighet att ge chefen en kickstart i sin roll. Tidigare och relaterad arbetslivserfarenhet kan anges, tillsammans med ett citat från den nyanställde som meddelar hur glad han eller hon är över att börja och vad han eller hon ser fram emot att göra. Ett foto inkluderas ofta för att göra det mer personligt.

Efter en hel del forskning och utveckling och oändliga timmar av tester och förbättringar är din produkt redo. Du vill berätta för världen, men hur ska du gå tillväga? Sätt dig in i den kunds situation som produkten (eller tjänsten) riktar sig till. Vad är det med produkten som hjälper kunden? Vilka egenskaper eller aspekter hos din produkt är annorlunda, mer tilltalande eller bättre än de andra produkterna på marknaden? Kanske är din produkt billigare, kan levereras snabbare eller finns i fler storlekar, former eller färger?

Om journalister får för många pressmeddelanden från dig om ämnen som inte har nyhetsvärde kanske de ignorerar de viktiga. Till exempel är det förmodligen inte värt att skapa ett pressmeddelande för en liten modifiering av en befintlig produktfunktion. Istället är det bättre att vänta på en helt ny, banbrytande funktion.

Det finns inget bättre än ett pris för att visa hur bra det går. Ange tydligt vilken utmärkelse det gäller, ge en översikt och förklara varför du fick den. Eventuella detaljer eller fotografier från ceremonin kan också vara bra att inkludera för extra trovärdighet.

Pressmeddelanden är lämpliga när en organisation genomgår en betydande förändring, särskilt om nyheten behöver kommuniceras till nuvarande och framtida intressenter.

Behovet av ett pressmeddelande bör dock bedömas från fall till fall. Det är inte alltid lämpligt.

För att uppmärksamma ett ideellt ändamål eller ett välgörenhetsevenemang kan ett pressmeddelande om detta få uppmärksamhet från en stor publik och mångdubbla evenemangets effekt. Det ger publikationer en chans att publicera nyheten och kommer sannolikt att leda till mer publicitet för dig och välgörenhetsorganisationen.

Ett pressmeddelande med embargo är ett pressmeddelande som delas innan det släpps officiellt. Innan informationen offentliggörs helt och hållet kommer man överens om en specifik tidpunkt. Journalisterna har då mer tid att göra research och ordna intervjuer med relevanta personer för att rapportera historien korrekt. Fördelen för ditt varumärke är att en aktuell och korrekt story publiceras för din publik, fri från felaktig information.

Läsarna kommer att kunna känna igen ditt varumärke på grund av din färglogotyp. Logotypen talar om för dem vem du är direkt.

Rubriken är det första någon kommer att läsa. Så se till att fånga intresse. Den måste locka läsaren och få dem att vilja läsa mer. Håll den kortfattad.

Tänk på det som ett extra lager för att locka läsaren. Vad mer kan du säga för att visa hur intressant ditt meddelande är? Vad skulle få dig att vilja läsa vidare? Kom ihåg att den inte får vara längre än 25 ord.

Det är vanligt att inleda det första stycket med plats och datum. Skriv detta med versaler.

Här introduceras 5V och 1H: Vad nyheten handlar om, Vilka som är inblandade, när och var det hände och varför det är viktigt, samt hur det hände. Ett bra tips är att alltid hyperlänka det första omnämnandet av ditt företag så att journalisterna lätt kan hitta din webbplats.

En kort förklaring måste förklara varför en reporter ska tycka att detta är spännande. Ett utmärkt sätt att tänka kring detta avsnitt är att fokusera på vad din nyhet kan göra för andra. Till exempel, varför är din nya produkt bättre än vad som för närvarande finns? Hur kommer den att påverka branschen? Inkludera också en mening om företagets planer.

Du måste visa hur viktig och relevant din nyhet är. Faktauppgifter som statistik eller rekommendationer från en trovärdig källa räcker långt.

Låt läsaren veta att detta är slutet på meddelandet med tre centrerade hashtags: ###.

Ordet boilerplate är ett ovanligt namn på en enkel sak. Boilerplate är det avsnitt i pressmeddelandet där du berättar om ditt företag, eventuella utmärkelser eller annat som är särskilt viktigt. Länka detta till presskitet så att journalisterna kan få tillgång till foton, logotyper etc. Ange också de direkta kontaktuppgifter som journalisterna kan använda för att få mer information eller ställa frågor.

En specialtidning kommer att ha en annan vinkel än en lokaltidning när det gäller den story som ska täckas. Du bör skriva olika versioner av ditt pressmeddelande för olika målgrupper. Tänk inte bara på potentiella läsare utan även på journalister. Ett bra pressmeddelande kommer inte att leda någonstans om du inte gör din research och riktar dig till rätt journalister.

En organisation har i allmänhet ett mål eller syfte, och pressmeddelandet bör ligga i linje med detta.

Nyhetsvärdet kan bero på att ämnet är något som målgruppen känner igen sig i. Eller så kan det vara aktuellt och trendigt och nytt på marknaden. Oavsett vad det är måste det ha nyhetsvärde!

Det kan vara en utmaning att hitta och utveckla rätt vinkel. När du letar efter ett sätt att göra din information nyhetsvärdig kan du ställa dig följande frågor: "Hjälper min nyhet människor att spara pengar?" eller "Har den större konsekvenser?" Eller, "är detta ett ämne som diskuteras för närvarande i branschen?" Det kan vara så att du har utbildningsinnehåll att dela med dig av som kommer att påverka läsarna. Fundera på hur din information är unik och skiljer sig från konkurrenternas. En spännande story räcker inte för att få en reporters uppmärksamhet om den inte är välskriven och anpassad till den aktuella målgruppen.

När du vet att din nyhet har nyhetsvärde är det dags att fundera på hur du på enklaste sätt kan förmedla den till din målgrupp. Om du är nybörjare på att skriva pressmeddelanden är det en bra idé att ta hjälp. Du har bara ett försök på dig att göra ett första intryck.

Att få feedback är särskilt viktigt för ett kritiskt pressmeddelande. Skriv några varianter och be relevanta kollegor om feedback.

Precis som rubriken ger underrubriken ytterligare information för att locka läsaren. Den sammanfattar innehållet i pressmeddelandet i en enda mening som stöder rubriken och ger en försmak av det kommande innehållet.

Den första meningen bör innehålla ditt företags stad, följt av datumet, i versaler.

Det viktigaste att komma ihåg när du skriver ett pressmeddelande är att göra det engagerande och tilltalande att läsa. Journalisten, redaktören eller bloggaren som du skickar pressmeddelandet till har massor av sådant att läsa. Å andra sidan ser konsumenterna nyheter överallt i sina tidslinjer. Din rubrik måste vara tillräckligt intressant för att locka dem.

I den första meningen ger du en fullständig översikt över hela storyn.

• Vem är inblandad?

• Var händer det, eller var har det hänt?

• När händer det, eller när hände det?

• Varför händer det, eller varför hände det?

• På vilket sätt är detta viktigt för journalisten och allmänheten i stort?

I vilken ordning dessa sex fakta ska tas upp kommer att variera beroende på nyhetsstoryn. För en ny välkänd VD i branschen skulle "vem" komma i början. Varje mening efter den första meningen bör bygga på dessa sex nyckelfakta. Inga nya fakta bör introduceras senare i pressmeddelandet.

Om din story kommer från en extern källa, citera den. Det visar att det du erbjuder är trovärdigt. I en tid av falska nyheter är detta avgörande. Du kan använda ankartext här för detta.

Nästa steg är att förse reportrarna med ett citat som förklarar hur ditt tillkännagivande kommer att påverka branschen eller kunderna.

Koncentrera dig på de unika perspektiven hos en eller två viktiga talespersoner. Ett citat från en väl respekterad person understryker vikten av det du har. Det bör forma vinkeln på din berättelse och vara kärnan i uttalandet.

Vid det här laget bör publiken känna till grunderna för ditt tillkännagivande. Du kan skapa mervärde genom att ge detaljer om hur tillkännagivandet kom till. Det kan vara ur en kreativ synvinkel. Du kan öka värdet genom att relatera ditt pressmeddelande till något som för närvarande är aktuellt i nyheterna för att göra det mer värdefullt för läsaren. Denna metod kallas för “newsjacking”.

För att testa om ditt meddelande är lätt att förstå kan du be någon med mindre kunskap att läsa det och förklara det. Om personen förstår är det bra att få det bekräftat. Om inte, fokusera på de delar som var svåra att förstå, använd feedback för att göra det mer okomplicerat och förbättra läsbarheten.

Här är det dags att lägga till allt som inte har inkluderats hittills. Det kan vara ett sista "avgångsfakta" att lämna till läsaren. Lägg till några visuella bilder som kan locka människor. Människor reagerar på detta. Till exempel kan ett par produktfotografier räcka långt.

Glöm inte att lägga till dina direkta kontaktuppgifter. På så sätt vet journalisterna hur de ska kontakta dig, särskilt eftersom de ofta vill förstå mer och ställa ytterligare frågor innan de går vidare med storyn. Glöm inte den här delen!

Glöm inte att lägga till information om ditt företag. En läsare måste veta vad ditt företag gör, annars kommer meddelandet inte att vara meningsfullt. Beskriv detta kortfattat och tydligt, och ange företagets webbplats via en länk. Om ditt meddelande innehåller uppgifter om något annat företag, gör samma sak för dem.

Läs igenom det igen. Är det logiskt? Flyter det på? Har det nyhetsvärde? Är rubriken lämplig? Kontrollera att alla viktiga delar finns med och att ingen information saknas. Se till att det inte är för säljfrämjande. Leta efter grammatik- och stavfel. Om något av detta inträffar kommer det att skada din trovärdighet och få dig att framstå som oprofessionell.

Skicka i det format du valt. Se nedan för fler alternativ och information om detta.

PDF-formatet kan tyckas föråldrat för att publicera ett pressmeddelande, särskilt med tanke på de andra alternativ vi har idag, men många journalister föredrar det. PDF kan potentiellt påverka SEO negativt men erbjuder en snabb och enkel mall som många tycker är användbar. Vi skulle fortfarande rekommendera det.

Vanlig text är det säkra alternativet. Det ser dock mindre attraktivt ut än andra alternativ och kan smälta in bland allt annat som en journalist får i sin inkorg den dagen. Å andra sidan är det lätt att kopiera och redigera och lätt att läsa.

Det interaktiva pressmeddelandet är det senaste formatet. Det är användarvänligt, lätt att kopiera, ladda ner och estetiskt tilltalande. Tack vare analyspanelen erbjuder det interaktiva pressmeddelandet mätvärden för att se vem som öppnade och läste det. Även om vissa kanske inte är redo för det här formatet så är det framtiden, så varför inte omfamna det? Journalister är mer benägna att komma ihåg det.

Journalister kan få mer än tio pitchar varje dag, och välkända publikationer får ännu fler. Din pitch måste sticka ut. Den måste ha ett genuint nyhetsvärde.

Att pitcha nyheter som inte är relevanta kommer att slösa bort din tid och skada din trovärdighet när det gäller att skicka framtida pitchar.

Att undvika att rikta sig till fel målgrupp börjar med att göra rätt research för att välja rätt journalister och vägar för din story. Vinkeln på din pitch måste matcha journalistens perspektiv, så att vara medveten om vad de täcker och vilka vinklar de tar är avgörande. Du måste också undersöka deras läsarkrets och vad deras läsare har för intressen.

Rubriken måste vara tydlig och kortfattad och sammanfatta vad som följer i resten av dokumentet. Håll den kortfattad och intressant.

Du vill att de ska fortsätta läsa, inte bläddra vidare.

Att hålla din pitch i tredje person är viktigt. Att säga "vi" eller "jag" är ett stort nej när du skriver ett pressmeddelande. Tror du inte på oss? Plocka bara upp en tidning, så kommer du att se att alla berättelser är i tredje person. Att använda tredje person gör det möjligt för journalister att berätta en historia om någon annan. Reportrar skriver om andra människors berättelser och inte om deras åsikter.

Om du inte är försiktig kan det hända att din pitch förvandlas till en säljreklam. För att undvika att hamna i denna farozon bör du läsa igenom din pitch för att se till att den inte låter som om du försöker sälja något. Pitchar är inte annonser. De är aptitretare.

För att ge dig själv den bästa chansen att få medietäckning ska du rikta in dig på journalister som bevakar din bransch. Undersök vad de bevakar och skicka ett personligt meddelande till dem där du berättar varför du skriver till dem. Det är mycket svårare att få täckning genom en journalist som sällan, eller aldrig, täcker ditt expertområde.

Det är också viktigt att använda och dra nytta av redan existerande relationer.

Genom att dela med dig av din story en dag eller till och med en vecka innan till rätt kanal kan du ge dem ett försprång så att de kan skriva, göra research, planera och göra allt de behöver för att skapa sin story. Embargot innebär att de inte får avslöja någon information som du har skickat förrän du anger när. Hör av dig till dem efter två dagar för att säkerställa att de har allt de behöver.

Du kan återpublicera ditt pressmeddelande på din webbplats eller via sociala medier. Om du gör nyheten delbar med hjälp av delningsknappar kan andra snabbt vidarebefordra eller dela din information. Men stanna inte där. Om du publicerar kan du också skapa nästa våg av distribution genom att dela de "andra" berättelserna som kommer från att ha publicerats av medierna.

Det är möjligt att med hjälp av analys se vem som öppnade ditt e-postmeddelande, laddade ner en bilaga eller besökte din webbplats. Specifika distributionsplattformar tillhandahåller också rapporter som beskriver den mottagna täckningen eller antalet backlinks. Med hjälp av analyser kan du utvärdera ditt format och din taktik, vilket ger dig ovärderliga data för att planera framtida kampanjer.